L’utilisation des technologies dans le milieu scolaire

Contexte

Pour cette dernière activité du cours INF6107, j’ai décidé de choisir mon milieu de travail, soit la commission scolaire de Montréal (CSDM).

La CSDM a pour mission d’offrir des services d’éducation de qualité à sa clientèle. Son réseau scolaire compte environ 200 établissements répartis dans la ville de Montréal. Sa clientèle provient de divers milieux sociaux, économiques et linguistiques. On compte près de 110 000 élèves (jeunes et adultes).

La mission principale de la CSDM est d’offrir des services éducatifs de qualités, tout en veiller à la réussite de ses élèves. La CSDM doit tenir compte « de la diversité culturelle et de la disparité économique de la population scolaire ».

Problématique

Je travail au service des technologies de l’information (STI). Ce service a l’objectif principal de supporter le parc informatique du centre administratif, des écoles primaires et secondaire, ainsi que les centres pour adultes. Le STI met à la disposition des écoles un groupe de soutien technique prêt à se déplacer, en cas de besoin. Ce groupe est divisé en 5 équipes, desservant chacun un territoire.

La CSDM met à la disposition de ses membres un portail. Le portail est un espace personnel permettant aux différents membres d’avoir accès à différent outils à un seul endroit tel que : agenda, courriel, intranet, ressource et communauté. Les communautés permettent aux individus d’obtenir de l’information. Les communautés représentent, pour la grande majorité, des établissements scolaires ou des département du service administratif. Malheureusement, les gens n’utilisent pas le portail car son utilisation est difficile. La CSDM n’offre pas de formation pour l’exploitation du portail à ses employés.

Au cours des années, l’équipe de soutien en informatique a développer une communauté sur le portail. Sur cette communauté, on retrouve plusieurs informations et outils essentiels pour aider ses membres dans leurs travail quotidiens. Par contre, plusieurs informations sont désuet et ils doivent être mise à jour. Les employés du STI sont surchargés par le travail et ils n’ont pas toujours le temps d’effectuer les modifications nécessaire.

Depuis quelques années, la CSDM est restreint à effectuer des compressions budgétaires importantes. Ces compressions budgétaires ont pour but de parvenir à un équilibre. Pour y parvenir, les gestionnaires ont procéder à une réorganisation du travail dans chacun des département et établissement scolaire. À l’aide des départs à la retraite de ses employés, les gestionnaires ont pu supprimer plusieurs postes et ils ont procédé à la réorganiser du travail de plusieurs. L’effet négatif de cette réorganisation du travail a comme conséquence d’alourdir la tâche de plusieurs employés et ils n’ont pas assez de temps pour effectuer le travail. De plus, la mentalité et la façon de faire des gens est difficile à changer.

Dans la fouler des compressions budgétaires, le STI a décidé de centraliser plusieurs services informatiques offert aux établissements, dont l’achat d’équipement informatique. Le but principal de la centralisation des achats vers le STI est de permettre de normaliser la configuration de tous les équipements informatique. Par contre, cela amène des délais de livraison incontrôlables. De plus, les procédures d’acquisitions changent fréquemment. Les utilisateurs et les techniciens ne sont pas tenu courant de ces changement. Les informations tardent à parvenir aux gens.

Avec la centralisation des services informatique, le STI a décidé d’incorporer tous les techniciens et opérateurs situé dans les écoles à son service. Maintenant, ils peuvent bénéficier des formations et être présent aux différentes séances d’information offerte par STI. Ces informations sont disponibles sur la communauté du service. Par contre, ces informations sont souvent interpréter différemment par les membres et les gestionnaires ne corrigent pas les malentendu. Les formations offert par le service sont souvent poussés par certains personnes car la mentalité tarde à changer. Les gestionnaires veulent offrir le maximum de services aux utilisateurs mais ils commencent à comprendre la nécessité de formation.

Le département de l’informatique est présentement le seul département ayant un système complètement informatisé de requête. Lorsqu’un utilisateur rencontre un problème informatique, celui-ci est invité à inscrire une requête pour le signaler. Le personnel en soutien informatique affecté à son établissement va le traiter dans un délai raisonnable. Ceci permet au personnel du STI de gérer les requêtes selon un ordre de priorités. Malheureusement, cette façon de fonctionner crée de la frustration chez plusieurs personnes. Le groupe de soutien technique sont très en demande et parfois, ils sont surchargés. Malheureusement, les utilisateurs ne sont pas conscients de cette situation.

Au CSDM, seul le STI possède un système informatisé de requête. Les autres services ne possèdent pas de système informatisé de requête et cela complexifie énormément les demandes des gens.

Les directions d’écoles sont reçoive les différentes informations, en matière informatique, avant les membres du STI. La crédibilité du personnel du STI est souvent questionné par plusieurs personnes. Heureusement, les gestionnaires veulent changer cette approche.

Dans un an :

La centralisation des activités informatique vers le service des technologies de l’information sera complétée. Tous les demandes d’achats d’équipements informatiques sera dirigé vers le STI.  Les utilisateurs auront simplement un formulaire à remplir. Une fois rempli, le formulaire sera envoyé au SRI et les employés traiteront la demande dans un délais raisonnable.

L’implémentation d’un système informatisé de requête, dans tous les départements de la CSDM, débutera. Cette implémentation devra être graduelle pour ne pas brusqué plusieurs personnes. Cela impliquera un changement dans le travail des gens et il aidera grandement le traitement des demandes des gens. Chaque requête sera enregistré et ils pourront être consulté en tout temps.

Les gestionnaires du STI permettront aux employés de se rencontrer sur une base régulière. Ces rencontres permettront aux employés de rester informés sur les projets en développement, d’obtenir des formations sur différents sujets et de partager le savoir-faire. De plus, ces rencontres permettront aux membres de se connaître.

La communauté du personnel de soutien informatique se trouvant sur le portail va être repensé pour améliorer les différents outils utilisés par les membres. L’outil de base de connaissance (genre de Wiki des problèmes rencontré et les solutions) sera amélioré.

Les gestionnaires commenceront en envoyer, plus formellement, des informations à ses membres. Ceci permettrons d’être informer sur différents situations en provenance du service. Ces informations seront envoyer par courriels et ils seront accessible sur l’intranet, dans la communauté du STI. Il y aura développement d’un journal informatisé où les gens pourront consulter. Ce journal permettra aux gens d’être informé des évènements se déroulant au STI.

Dans cinq ans :

La centralisation des services informatiques au STI va être compléter depuis longtemps. Le service va être en meilleur position pour répondre aux différentes demande aux établissements. L’implémentation d’un réseau sans-fil dans tous les établissements scolaire leur permettront d’avoir un réseau accessible.

L’implémentation d’un système informatisé de requête dans tous les départements de la CSDM va être fonctionnel. Les gens pourront traiter les requêtes de façon efficace. Les requêtes sont accessibles en tout moments, même lorsqu’ils sont complétés.

L’utilisation du portail et de l’intranet seront davantage utiliser pour obtenir de l’information. Ces deux outils seront repenser pour mieux répondre aux différentes demandes des gens car l’information n’est pas souvent évidant à trouver. Des formations seront offerts pour les gens sur l’utilisation du portail.

Des formations continues pour mieux utiliser différents outils et applications devra être disponible. Ces formations devront être offrent autant aux membres du STI qu’au membres des autres services. L’utilisation de technologies en milieux scolaire est grandissant et les gens ont besoins de savoir comment les utiliser. Pour les membres du STI, les formations sont utiles car les technologies évolues rapidement et il faut rester à jour pour mieux répondre aux besoins des gens.

Dans vingt ans :

Le portail et l’intranet continueront à être une source d’information importante. Les gens devront utiliser le portail davantage car elle offre d’énormes possibilités. Avec le départ à la retraite de plusieurs personnes et la venue d’une nouvelle génération, le portail connaîtra un second souffle. Les nouvelles générations sont favorables à utiliser un portail. Cela permet de rassembler en un seul endroit les différentes communautés. Les informations seront filtrées et il n’y aura pas de surcharge d’information. Les nouvelles générations seront enclin à utiliser les outils présent sur le portail. Il ne faut pas oublier d’initier les gens à l’utiliser.

La génération ayant la plus de difficulté avec la technologie sera partie en retraite et les générations seront plus apte à utiliser les différents outils informatisés. Ils n’auront pas peur d’utiliser les technologies dans leur travail. Ils sont plus apte à utiliser le système de requête pour  tout besoin informatique et de s’informer sur les communautés proposer sur le portail.

En conclusion

Les compressions budgétaires amènent la CSDM à redéfinir ses pratiques. Pour devenir performante, la CSDM doit nécessairement utiliser les technologies et surtout apprendre à ses employés à les maîtriser.

En 2008, le service des technologies de l’information a développé un banque de connaissance (genre de Wiki) permettant à ses employés de documenter les problèmes informatiques rencontré. Elle est accessible par tout la communauté. Cette volonté de documenter les problématiques aide grandement le travail.

Les gestionnaires devront apprendre à écouter les membres du STI car plusieurs d’entre eux ont plusieurs idées pour permettre au service de mieux répondre aux demandes. Il n’y a pas si longtemps, les gestionnaires refusaient systématiquement que les employés reçoivent des formations. La technologie évolue très rapidement et les gens sont souvent dépassés.

La communauté a su faire pression pour mettre accessible les différents outils et information sur la communauté (situé sur le portail). Il faut constamment mettre à jour ses informations car la technologie évolue rapidement.